《由浅入深学习SAP财务》:第2章 总账模块 - 2.6 定期处理 - 2.6.1 月末操作:自动清账

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2.6.1 月末操作:自动清账

       清账是指会计科目的借贷挂账后的核销,包括客户、供应商和实行未清项管理的总账科目等。
       总账模块实行未清项管理的科目有GR/IR(Goods Receipt/Invoice Receipt)、银行存款-清账(较少使用)等。GR/IR科目是采购订单收货和发票校验时使用的过渡科目,它相当于国内会计中的“材料采购”科目。
采购订单收货时,系统产生的凭证如下。
Dr:原材料
Cr:GR/IR 采购订单行项目金额 采购订单号、行号
收到供应商发票时,在系统中进行发票校验,产生的凭证如下。
Dr:GR/IR 采购订单行项目金额 采购订单号、行号
Dr:应交税费-应交增值税-进项税
Cr:应付账款
当采购订单收货和收发票都操作完毕后,GR/IR科目虽然从借贷方余额上能够平衡,但是从业务清理角度看,还需要按照“采购订单号+行号”维度进行“核销”,这就是“清账”。
        自动清账则是指系统根据会计凭证行项目的某些关键字段进行匹配、清账,实现未清项的自动核销。其原理是,先在后台配置好可以用来匹配的关键字段(一个或多个),然后再在前台执行自动清账程序。
后台配置:
路径:IMG>财务会计(新)>总账会计核算(新)>业务交易>未结清项目的结清>准备自动结清
事务代码:OB74

在后台配置时,需要针对科目表、科目类型、科目范围(也可以是单一科目)配置自动清账的标准,系统最多可以指定5个字段作为清账时匹配的字段。

        如图所示,针对科目表INT、科目类型S(总账科目)、科目191100(GR/IR清账)配置了3个标准:ZUONR(分配)、GSBER(业务范围)、VBUND(贸易伙伴)。
        这意味着,在GR/IR科目的凭证行项目中,如果存在这3个关键字段完全一致,而且金额相加正好为0的记录,则可以被系统自动清掉。
        在国内企业实施项目时,一般会使用两个字段,即EBELN(采购凭证)+EBELP(项目),作为GR/IR科目自动清账的关键字段,比较直接且足够。
        考虑到应收应付业务的挂账及核销与外部单位的资金收付相关,客户和供应商的未清项一般不进行自动清账。而总账科目中的GR/IR科目属于企业自身对于收货和收发票之间的匹配核对,一般采用自动清账。
        客户和供应商的清账通常在收款和付款的同时完成(可以称为“边收边清”或“边付边清”),或者在事后专门用手工方式清账
◆客户的事后清账,事务代码为F-32。
◆供应商的事后清账,事务代码为F-44

GR/IR清账的具体操作:
路径:SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>期间处理>自动清账>无清算货币说明
事务代码:F.13

① 进入“自动清账”界面,在“一般选择”区域输入清账的选择范围,如“公司代码”“会计年度”范围等,甚至可以单独选择某些会计凭证。同时,勾选“选择总分类账科目”复选框,并在“总账科目”字段输入GR/IR科目的编码,如图所示

② 在“过账参数”区域输入清算日期(将默认为清算凭证的记账日期)、期间(过账期间,如果不输入,则根据清算日期自动确认过账期间)。首次运行时,建议勾选“测试运行”复选框,如图所示。

③ 在“输出控制”区域选择系统运行的结果清单中,可以看到哪些记录被显示出来,如是否需要显示可清算的凭证、不能清算的凭证、错误消息,如图所示。

④ 单击“执行”按钮,运行程序,系统会根据后台配置的匹配规则,输出自动清账的结果,如图所示。

图中显示的是“可清算的凭证”。它们按照“分配”“业务范围”“贸易伙伴”3个字段组合,只要金额相加等于0,就被系统归为一组,并被写入结算日期,标以绿色背景,表示可以被清算
⑤ 返回参数选择的界面,不勾选“测试运行”复选框,再次执行(正式执行),系统会再次输出自动清账的结果,不同的是,界面下方出现“凭证XXXXX记账到公司代码XXXX中”的信息提示,如图所示。

⑥ 可以利用事务代码FB03,复核清账产生的凭证。
多数情况下,清账凭证为“有头无行”的凭证,如图所示。


在凭证下方会出现的消息提示,表明该凭证是没有行项目的。这是因为清账时只是将GR/IR科目的正负两行进行对调,没有实质的会计要素变化。如果清账时,被清掉的借贷两方利润中心、段或其他在会计上有影响的要素彼此不同,则系统还是会产生行项目的

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