项目经理跨部门沟通的6个原则

大家好，我是老原。今天想和大家聊聊跨部门沟通。

你们在项目管理工作中，都是如何跨部门沟通，协调资源的？

项目经理80%的工作时间都是在沟通，一名优秀的项目经理，无疑是一个好的沟通者。

但不理解你的领导，配合度又低的团队成员，跨部门协调资源费劲……我一说你们应该就有画面感了。

如何和别人沟通是我们的职场必修课。对于项目经理而言，更是如此。

一、学会沟通，你就是先行者

项目经理管理的核心就是借事修人。其中“事”就是项目，但终点是提升人的领导力。

说得再直白一点，就是项目管理技能就是帮助你“使众人行”，帮助你成事儿的。

在所有的项目管理技巧中，沟通是最重要的，沟通就是信息的有效传递和接收。

如果你能比别人更早意识到这一点，就已经走在了很多人前面。

项目经理的主要工作就是沟通，与项目利益相关方沟通、跨部门沟通，甚至可以说在某种程度上，项目的成败取决于你和各部门之间沟通的有效性。

在实际项目管理中，信息的传递常会出现一种名叫“沟通漏斗”现象，因为各种因素，最后得到的有效信息微乎其微。

要完全消除沟通中的“沟通漏斗”几乎是不可能的，所以在为了保持项目持续进行，跨部门沟通的有效性就显得尤为重要了。

二、跨部门沟通的6个原则

01 女确定共同目标

有时候，对方不配合，不一定是在故意推卸责任，极有可能是你这件事在他那意义不大或者价值不高，也就是优先级没能排到靠前位置。

当然，也不排除你没把这件事的重要性和紧急性跟对方说清楚。

跨部门沟通的第一要义，就是要让所有参与部门对项目的目标有明确的理解，确保每个人都知道项目的战略方向、整体目标和各自角色的期望。

如果每个人都清楚地知道自己在项目中的角色和职责，那么项目的顺利推进就会变得更加容易。

根据PMI的数据，有越来越多的项目经理在项目初期花费更多的时间来明确项目的目标和目标达成的方法。

02 识别利益相关方

要将正确的信息给正确的人，必须先明确谁是正确的人。

信息的价值是因人而异的。如果我们不能识别和定义清楚我们的沟通对象，那么沟通也就失去了意义。

我们可以通过头脑风暴列出一个所有参与或者会受到项目影响的人的清单，如果怕自己想的不全面，可以找一位朋友、同事、家人或项目成员来帮你完成这项工作。

确定谁是项目的主要利益相关方，这些利益相关方可能涉及到各个部门、客户、股东以及其他人员。

在确定主要利益相关者时需要考虑各种因素，例如他们对该项目的影响、他们预期从该项目中获得的收益以及他们期望收到的项目结果等等。

当你参加一个项目并做了大量的工作之后，突然有人跟你说：“很抱歉，我刚发现你也在这个项目里，你要等我的安排再进行下一步工作”。你肯定心态爆炸了。

同样的道理，如果你不小心漏掉一个至关重要的人物，你的项目很可能会功亏一篑。

03 了解不同的沟通风格

每个部门，每个人在沟通中的偏好是不同的，确保理解不同部门之间的沟通风格可以大大增加沟通的流畅性。

比如，有些人希望能够及时、全面又清晰地了解那些需要自己做事的信息。

在做某件事时，学会换位思考，注重用户体验，在沟通过程中，传播信息的主要属性应该考虑到以下问题的答案：是否及时？是否相关？是否便捷？

在问题的陈述上，项目经理就要集中在被优先处理的信息上而不是分散的、流离失所的、丢失的信息，这样对方就不会感到烦躁。

再比如，有些人更愿意与团队一起工作，而另一些人则会更加偏向于独立地工作。

这些偏好之间的差异可能会对项目的有效性产生重大影响。

对于这种情况，一个好的解决方案是建立良好的关系，并进行开放式的沟通。

这样可以帮助团队中的每个人互相尊重，更好地理解别人的点位。

04 适当授权

项目经理可以通过将责任授权给不同的部门，可以使该部门可以自由决策并有多个选择来实现项目目标。

这也是我们现在常见的，授权给团队中的某些成员，让他们负责特定任务或活动。

这不仅可以减轻我们项目经理的负担，还能培养团队成员自主决策的能力。

需要注意的是，每个岗位员工都要有自己明确的岗位职责，如果存在模糊地带，要及时明确，做到权责分明和分工合理，需要共同协作完成的也需要明确协作的内容由哪个部门的什么人负责。

整体梳理出一条完整的跨部门协作工作流程，这样做主要为了避免后期出现相互推诿、扯皮的情况。

届时，及时跨部门沟通出现问题，也能从流程上入手，看看流程上是否有疏忽的地方。

05 确保有效的沟通

需要跨部门配合的事，一定要提前约定好沟通进展，一旦出现异常，项目经理要一马当先，协调资源并向下推进。

这意味着通过各种渠道与所有利益相关者进行定期沟通，以确保每个人都了解项目的进展情况。

如果这件事的优先级有调整，要及时和对方同步信息，以保障对方及时调整时间的重要级。

最好是能建立一个共享信息的框架，通过一些工具或者软件技术来确保每个人都能够获得所需的信息，简化流程，高效沟通。

06 “利他心态”

所谓知己知彼，百战不殆，提前了解对方的职位性格、过往、部门情况等，尽力去“拿捏”住对方。

最重要的还是明确对方的需求。如果不清楚对方需求是什么，就可以通过找突破口，通过部门其他熟悉的人切入，或者在非正式场合，找机会和对方直接面谈来确认对方真正要什么。

再来判断这件事是否沟通就能解决，若是，就继续推进，若不是，就再想别的办法解决。

项目管理工作中的大多数问题，都能通过沟通来解决。

作为项目经理，一定要保持坦诚、积极的心态，尽可能地去解决问题，而不是逃避问题。

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