【新书推荐】《哈佛商业评论》中文版:2018麦肯锡奖年度精选必读

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CEO如何管理时间 

迈克尔·波特(Michael E. Porter) 尼丁·诺利亚(Nitin Nohria) |  刘筱薇 |  刘铮筝 |  钮键军 | 编辑 

 

型全球公司的经营极为复杂公司的管理工作范围非常广泛包括各职能会议各事业部会议涉及组织中多个层级无数外部议题和大量利益相关者——股东客户员工董事会媒体政府社会组织等等。CEO和其他高管不同之处在于他们必须参与所有事务在此基础上,CEO还是公司对内和对外的面孔不论时势好坏

 

当然,CEO可以支配大量资源并获得多种支持然而他们比公司其他所有人都更缺乏一种资源时间他们没有足够时间去做CEO应承担的所有工作却依然对公司中所有工作负责。CEO在规划时间和在哪里出现时所做决定对自身效率和公司业绩都有重大影响。CEO出现在哪里做什么决定了公司正处理哪些事务并向外界表明当前工作重心此外,CEO的认可度也会受到影响如果和同事相处的时间不够多,CEO会被视为孤立保守难以接触的人但如果花太多时间直接参与决策员工会认为CEO在小事上斤斤计较积极性也会降低总之,CEO的日程表或者说所有领导者的时间表都展示了领导者的领导方式并给组织中其他人传达了重要信息

 

在了解CEO如何规划并有效利用时间时我们还缺少关键一环他们实际工作的系统性数据相关研究或只覆盖一小部分CEO的数据比如1973年亨利·明茨伯格(Henry Mintzberg)曾连续五天密切观察五位CEO(其中有非营利组织的领导者),或基于大型短期调查比如我们的哈佛商学院同事拉法拉·萨顿(Raffaella Sadun)2017年连续一周针对来自六个国家各行各业的1114CEO每日电话往来进行调查

 

我们的研究于2006年启动首次全面细致长时间调查了复杂大型公司的CEO如何利用时间到目前为止我们已追踪27CEO的时间规划数据其中女性两名男性25而且对每个人都观察了整个季度三个月)。他们的公司主要为上市企业在调查期间平均年营业收入高达131亿美元这些领导者都参加了新CEO研习班(New CEO Workshop),该高强度培训班每年召集大型公司新上任的CEO来到哈佛商学院研习并将他们分为两组每组有1012现已有超过300CEO参与过本项目

 

在研究中我们要求每位CEO的助理(EA)在一周7天每天24小时内每隔15分钟将CEO的时间安排做好标注然后定期和CEO确认这些标注最终得到的数据组显示了CEO何地如何和谁共度时光以及所参与的活动谈到的话题和进行的任务因为CEO在工作之外的活动也在调查范围内所以我们还了解到CEO如何平衡工作与个人生活总的来说我们收集并标注了这些CEO6万个小时的数据

 

在完成对CEO的时间追踪后我们和他们分享了数据将他们的数据与研究中其他CEO当前所有的数据做匿名比对这些高强度报告会的内容往往包括CEO回顾管理期间自己面临的压力以及犯下的错误和学到的教训我们还会分享此前参与新CEO研习班的各届学员数据。CEO通常会在讨论中表示时间管理是他们最大的挑战之一通过观察提问和让CEO分享个人安排时间的方式我们进一步补充了相应知识

 

在本文中我们将做以下三件事

 

首先我们会提供对数据的描述性分析。CEO在工作和私人活动上分别花了多长时间在会议独立思考以及反思上分别花了多长时间对电子邮件和面对面谈话的依赖程度分别是多高更多时间在公司内部还是外部度过和客户还是投资者相处我们会一一回答以上问题并提供更多信息

 

其后我们会给出对策帮助CEO更有效管理时间处理好身上担负的众多职责我们最引人注目的发现之一是不同领导者规划时间的方式也截然不同。(详见边栏平均数背后的真相”)有些差异反映了领导者所在公司和管理措施的不同但很多时候时间规划的决定比如参加不重要的公司例行活动反映了公司传统仪式和文化以及CEO自身习惯在我们的报告会上所有CEO都承认他们在有些重要事务上对时间的规划可以更明智基于这些讨论和与研习班其他数百名CEO的谈话我们确信每位领导者都可以改进自身时间管理方式

 

最后我们会利用本次研究收集到的海量数据反思CEO的职责范围。CEO必须同时从多个维度管理影响力而每个维度都有二元性或者说矛盾冲突因此,CEO必须进行高效整合CEO职责进行更全面的解读既是成功的关键也提供了高效管理时间的重要视角

 

尽管我们关注大型复杂企业的CEO职责但本研究对所有希望更有效利用时间和影响力的领导者都有借鉴意义包括非营利组织的高管 


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