致忙碌的IT攻城师：别让多任务工作，谋杀你的效率

作者：Lachel，互联网经理人，高效管理达人，知乎10万关注答主，LinkedIn、36氪特约作家。

公众号：L先生说（lxianshengmiao） 。

高德拉特在《关键链》中，提到过一个观点。

他认为：在传统的生产企业里面，造成工人工作效率低下的原因，是「不良多工」。

什么叫「不良多工」？举个例子。你是一名职员，手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时，买外卖要耗费4个小时，写报告要耗费4个小时。这是背景。

本来，如果你先擦桌子，再买外卖，再写报告的话，3个小时就可以擦完桌子，7个小时就可以搞定外卖，11个小时就可以交报告。

但是，实际工作中，分配给你工作的上级，以及和你对接的同事，不会安静地等着你做完。他们会时不时催你：

• 桌子擦得怎么样了？

• 外卖买好了吗？

• 报告写到哪里了？什么，还没动笔？

于是，为了让他们满意，让他们每一次催你的时候，你都有新的进展可以反馈，你不得不先擦一会桌子，再找一下外卖，再写几行报告……循环往复，如此交替。

这样一来，你的工作状态，就从「桌子（3）-外卖（4）-报告（4）」变成「桌子（1）-外卖（1）-报告（1）-桌子（1）-外卖（1）-报告（1）……」

这样一来，本来4个小时可以擦完桌子，就会被拖延到7个小时；7个小时可以搞定外卖，就会被拖延到10个小时。

你看，依然是11个小时，依然是这三项工作，本来可以早早搞定桌子和外卖，把后续的工作转交给对接的人，让项目继续运转起来，但因为「不良多工」，因为你需要给其他人反馈，就导致整个项目拖延了至少3个小时。

如果在一条生产线上，每个工人都这样的话，整条线的工作效率，就会被拖垮。

针对这个问题，高德拉特提出了一系列的系统管理方法——不过这不是今天的重点。

今天，我们来聊聊这个「不良多工」。

高德拉特所说的「不良多工」，在今天有一个更加通用的叫法，叫做「多任务工作」。

我相信，很多人都有这样的工作习惯：写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，回去做一下数据，点开微信回应一下，再回去贴图表……诸如此类。

这是很正常的事情。今天这个时代，专注在一件事情上，已经近乎不可能了。每个人手上都有一大堆任务，Todo List里都有满满的事项，同时开着Word、Excel、PPT，微信和QQ总是同时闪动好几个头像……似乎，不能同时处理这些事情，就是能力不够。

甚至，很多公司里面，会要求员工能够进行「多任务工作」——我看到过好几个招聘要求，就明确写着：

能够承受工作压力，能够协调多任务工作，能够同时处理大量事务。

我在第一家公司里面，亲眼见过这样的景象：AE的桌面永远开着好几个聊天框，对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户，任务栏里堆满Excel窗口。她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换，鼠标飞梭，熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是这看似高效的「多任务工作」，正在慢慢地谋杀我们的工作效率。

为什么这么说呢？

1. 多任务工作，会占用我们的认知资源

明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy，在一篇09年的论文中，提出了一个概念，叫做「注意力残留」（Attention residue）。

他指出，当你从一项未完成的任务A，切换到任务B时，由于A还没有做完，你的大脑中会有一部分资源，仍然在对A进行处理和运算，你会抑制不住地回想到任务A，从而抑制你对于任务B的投入。

这部分仍然在处理任务A的资源，就叫做「注意力残留」。

一方面，「注意力残留」会占用我们大脑的认知资源，降低对任务B（以及其他任务）的投入程度。

另一方面，「注意力残留」会在我们的认知中造成「多目标焦虑」，从而使我们产生「认知负担」（Cognitive Load），降低我们在任务B上面的表现。

什么是「认知负担」？简单举个例子。当你来上班的时候，我告诉你：你今天要写完一篇1万字的报告，写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳？

一整天，这个任务都会沉甸甸地压在你的心上，让你心神不宁。你会不由自主地担忧：要是我完不成怎么办？怎样做才能尽快写完？

我相信，你这一天的工作，一定表现得非常糟糕。

这就是认知负担。当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务，他就会越焦虑，用于处理任务的资源会减少，状态也会下降。

所以，我们常常看到，如果一个人脑子里装了太多的事情，他会表现得魂不守舍，对别人的话经常听不进去，刚交待的事情也很容易忘记——这就是因为，沉重的认知负担，使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

这两个效应加在一起，共同降低了我们的工作效率。

本质上，人对于未完成的事物，会有一种强烈的冲动，想去把它完成，否则就会一直想到它——这称为「契可尼效应」。

所以，在工作A和工作B之间来回转换，不但不会提高效率，反而会不断地加重这种焦虑感。从而使你无论在处理哪项任务时，都会因为受到干扰而降低表现。

2. 多任务工作，会干扰我们的工作记忆

你也许有一点体会：当你从别的任务切换回去之后，你会忘记之前在想什么。

人的「工作记忆」（WT）空间，是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。即使你通过组块、分类等方式，把大量信息聚拢起来，但也很难超过4个单位的限制。

而当你切换出去，哪怕只有几秒钟，对新信息的处理，也会占据你的工作记忆。由此带来的后果就是，你刚刚建立起来的记忆，瞬间就被清除出去。

你只能从长时记忆（LTM）中，通过仅存的痕迹，尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。

先不提这个过程耗费的时间，更严重的后果是，也许一个刚刚诞生的点子，就这样消失了，再也回想不起来。

3. 多任务工作，摧毁了我们进入「心流」的可能性

为什么？我在《所有需要意志力的方法，都是耍流氓》讲过，进入「心流」的条件之一，就是全心投入的专注——当你所有的念头都集中在「如何更好地操作来克服困难」时，你就更容易从微小的反馈中获得激励，心流也就应运而生。

而多任务工作，恰恰摧毁了我们对任何一个任务的投入和专注。

所以，看起来高效的「多任务工作」，实际上恰恰是效率的杀手。

实际上，「多任务工作」的危害，可能比你想的更严重。

2014年的一项研究指出，仅仅是几秒钟的走神（比如检查一下微信、看一下邮件），也会造成错误率的显著上升，甚至可以高达两倍。

密歇根大学的一个研究团队表示，在企业中，多任务工作几乎无处不在——每个人在工作的时候，都难免要接一下电话，跟同事讨论工作，或是回应老板的询问。而这些「多任务」带来的后果是什么呢？

它会降低一个团队20%-40%的工作效率。

这是一个很可怕的数字。

我在《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》也提到过，这几年的团队管理做下来，有一个感觉就是：当我们在「多任务工作」的时候，实际上被异化了，变成了效率的奴隶：

我们都在想，如何尽快把手头的事情做完（以便做下一个任务），而不是努力把它做好。

那么，如何避免「多任务工作」对我们造成的负面影响呢？

1. 冥想

如果你即将开始一项工作，而大脑中还残存着许多杂念时，不妨先闭上眼睛，深呼吸，尝试着与它们和解，告诉自己不要焦虑。

很多时候，给自己一些正面的心理暗示，以及通过一些操作——比如用悠长、缓慢的深呼吸，刺激分泌内啡肽，传达出「平静、舒缓」的信号，可以让身体镇静下来，降低自己的焦虑水平。

深呼吸的时候，不妨回想自己以前的优秀表现，想象那些正面的、令人兴奋的场景，提高整个人的信心，提高大脑的活跃程度。

这会有助于把注意力，集中在手头即将开始的工作上。

2. 向自己提一个问题，尝试去解决它

问题，是最能够吸引注意力的东西。

在开始一项工作之前，提一个问题，并在工作中寻求答案，会为你的工作增加乐趣，提高对其的注意力。

举个例子，在做一份PPT之前，可以问自己：

我这份PPT的亮点是什么？我可以如何呈现这个亮点？

或者，在读一个章节之前，问自己：

作者是如何解释他的论点的？跟同类相比，好在哪里，有哪些缺漏？

这样一来，就可以把枯燥的工作，变成一个寻求答案、解决问题的过程。这可以显著提高自己集中精力的意愿。

3. 利用白噪音

我写作的时候，往往会去星巴克。如果在家里，也会插上耳机，播放白噪音。

什么是白噪音？咖啡馆背景的嘈杂声，树林里的风声，流水声，火炉噼啪的声音，路人杂乱的交谈声，等等。

这些声音，一来，不含有任何信息量——因此它们对大脑来说是低优先级的，不会给大脑造成任何负担；二来，它们可以掩盖各种突兀的、细小的噪音，从而帮助你跟环境隔绝起来。

也可以听轻音乐，但是注意，不要听有歌词的音乐，也不要听摇滚、金属等律动感太强的音乐，因为它们会吸引你的大脑。

4. 将琐事集中在同一个时间段处理

不要急着应答微信、QQ、邮件，专心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦，再休息一下，将这些琐事一一搞定。

可以参考《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》，分别把不同的事项写入三个清单，再分门别类打开，处理，划掉即可。

如果你并不是一个作息非常非常规律的人，不要使用番茄钟。你应该按照自己的状态和精力安排工作，而不是听从闹钟的安排。

5. 隔绝干扰

如果可以，在做每天最重要的工作时，挑一个单独的、确保不会受到任何干扰的地方工作。

当然，很多时候，这一点主要看公司，而不是看自己。

令人振奋的是，越来越多的公司，开始意识到这一点的重要性。比如，在办公室里设置「沉思空间」，设置「单人办公隔间」、员工可以自行寻找空房间使用，允许员工到咖啡馆办公，允许员工远程办公，等等。

这是一个进步。

我期望着看到，这种现象，能够真正在国内盛行起来。

—— 当然了，如果一家公司，天天让你擦桌子和买外卖，那还是辞了吧。

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