开完会却什么都没决定？7招打造“高效率会议术”

你是不是也遇到过下面这种情形：

有时候开了几个小时的会，大家看起来也都很努力，一件事情甚至被反复讨论了很多次，但当一切结束之后，出现的结果却是「那接着我们要怎做？」 或是「刚刚的结论是什么？谁来负责“」。

诸如此类的现象，几乎存在于每个企业之中...…

究竟可以怎么改善会议流程，才能提升会议质量？这篇文章会从会议前、中、后的不同行动告诉你，该如何让“会议”变得有效、高效？

 一、会议准备阶段

开会主要在于争取沟通与形成共识，而不是等坐在会议桌前才开始。

一个好的会议要尽可能让与会者在进入会议室之前，就清楚这个会议要谈什么（会议目标/主题），谈出什么结果（会议结论），以及如何谈出来（会议议程/规则）。

1．确定会议目标

很多会议缺乏明确的目标，大家花了时间却没有得出结论。在召开会议前，先问问自己会议目的或主要议题是什么。

2．设定会议议程

开会必须先准备议程，一份完整的议程应该包含以下元素：

• 预期结果：我们需要在会议上达到什么目标？
• 参与者：必要的参与人都有谁？会议引导者是谁？
• 报告顺序：会议将按什么顺序进行？
• 预计时间：每个主题将花费多少时间？
• 日期和地点：会议何时、何地举行？

3．下发会议资料

会议规划者应该事先准备开会资料（包括与议题有关的参考资料），并分发给与会者，请大家预先阅读，确保每个人都清楚知道会议讨论的事项、自己的角色，引导其进行必要的前期思考。

4．会议开场破冰

会议引导者应该准备一个 1 分钟左右简单有力的开场，简明扼要地说明会议的目的及规则。跳过这一个关键部分，很容易让与会者开了很久的会，都还是搞不清楚自己为何会坐在这里，或是随意提出不相干的讨论主题。

重申会议目标后，会议引导者也需要花点时间激励房间里的人参与，简单说明与会者的任务，让大家知道自己可以贡献什么专业知识来实现目标。

5．制定会议规则

很多会议要么就是没人发言，要么就是大家争先恐后只想说自己想表达的事情，或者是人人都盯着眼前的电脑，缺乏参与。制定会议规则，引导大家用正确的方式沟通和讨论，可以解决很多问题。 一些通用的基本规则包括：

• 做好时间管控：将议程写在白板上，严格按照时间表开会，如果议题讨论即将超时又尚未达成决议，主席必须动用表决或亲自决议。 假如讨论时发现该议题的确牵涉复杂，眼前没有足够资讯可供做出正确判断，或不同部门需要再回去讨论，则可暂时搁置，订定下次开会时间之后，进入下一议题讨论。
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• 管理专注力：规范大家在会议中使用电子产品的方式，例如请大家先集中放置手机与电脑，确保大家的注意力集中，加速讨论速度。
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• 让与会者陆续发言：每个与会者都必须参与讨论与发言，为会议做出贡献，不能只有人在而心不在。 但是在会议中，往往只有几个人愿意或较擅长表达自己的想法。 主席必须适时地请内向者发言，或是营造有利于讨论的心理安全感。
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• 不要强迫、勉强下结论：会议结论绝不能在意见分歧时，为了节省麻烦，而做出单一的奇怪结论。发生分歧主要是因为各自假设前提不同，而产生不同的论点。 所以要解决冲突，就得厘清各方的假设，再整理出意见本身的差异。

6．确认会议结论

一次会议可能讨论了一整个项目的流程，对每个人来说都是长期而庞大的工作，特别是会议进行到最后，大家很可能忘了前面讨论过的内容。这样的会议回去后，不一定能立刻推动项目的进行。

所以，在会议最后，引导者需要花费1-3分钟进行总结，再次确认和记录下这次会议的所有结论、行动计划、时间点、负责人和进度检查点，并让所有的与会者都同意这些内容。

这里最好能在会后当天再同步一份“会议记录”和“执行计划清单”给大家，不只可以帮助每个与会者再度确认会议结果，也更有利后续追踪管理进度。

三、会后跟进阶段

7．确实跟进结果

“散会不追踪，开会一场空”，会议结束后，主持人还要负责继续跟进，确保每个行动项都已如约履行，在会议结束后的几天或几周后安排一次追踪会议会很有帮助，不只可以督促大家，也有助于减少重复、无效的会议。

如果有些重要项目是在下次会议中需要持续追踪讨论，建议于下次会议开始前就将本次的执行结果于会议前发送，让与会者在会议前事先研读。

很多人期望透过会议来解决问题，但是却没在会议前好好对议题作准备，导致会中弱回应，会后无跟进，这样的会议很难达到预期成效。

会议组织者要学会用项目管理的思维去开会，做好会前准备、会中管控、会后跟踪3个流程的管理。除了上面提到的7个开会要点，也可以尝试利用 @智办事 这类项目管理软件，让会议管理更便捷高效。

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我是一姐，分享职场经验、管理进化和自我提升。关注我，获取更多实用干货，共同奔赴更大的世界。期待能从你的点赞或收藏开始，我们之间有了故事。