【经验贴】如何躲避项目管理中的“刺客”？

“你遇到过雪糕刺客嘛？”近日，这个话题引起一大波被雪糕刺客伤害过的网友热议。“雪糕刺客”是指在超市冰柜里看起来平平无奇，在付款时却会暗暗伤到你的高价雪糕。这种“刺客”不光存在雪糕界，各行业都有。网游界，王者荣耀中也有一批看着平平无奇，实际伤害爆表的英雄，例如网友票选出来的沈梦溪、杨玉环等。

而在工作中，大家也会遇到一些平平无奇、容易忽略的模块，但在关键时间，则会成为引发大问题的“刺客”。例如，在项目管理中，工时管理是项目管理中比较基础的部分，却也是容易被忽略的部分。项目经理肯定都经历过因为工时安排的不合理，导致进度延误、成本超支、资源分配不合理的情况，严重的就会影响项目交付。这就是在项目管理中，没有将其进行精细化的管理所导致。

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1、精细化工时管理的重要性

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那么工时的管理具体会影响哪些方面呢？首先是企业的资源管理。

企业内的各个项目在资源方面是存在竞争关系的，部门经理肯定都经历过这种情况：各个项目经理因人员不足提出资源的申请，而为了项目能更好的顺利开展，在资源申请上都会尽可能多的进行申请。在企业资源有限的情况下，如何能做出最合理的资源调配？这时候就需要借助工时的计算来判断。可统计项目成员每周的工作小时以及量化任务每周所需工时，如果团队每周全勤的工时统计小于任务所需的工时，那么即可以为其分配人员，同时根据具体情况，分配相应的人数。如果没有借助工时的计算来合理分配资源，执行人员实际工时不能快速及时同步到管理层，资源负荷或者空闲难以掌控，则会造成企业资源分配不均的情况。

其次是企业人力成本的管理。
在项目管理中，最大的一项成本即为人力成本，但计算起来比较困难，尤其是同一个人同时参与几个项目时，更难计算。而将成员参与每个项目的成本通过工时来进行统计，制定工时单价，则可以核算出具体的成本。如果不进行工时成本核算，就会出现成本超支的现象。

第三是团队成员的绩效考核。
某一岗位完成任务花费的时间长短可以反映其能力，企业可以进行多个员工多个项目统计分析出胜任某一岗位所需的平均能力，作为能力基线。那么后续则可以进行工时统计对比，判断员工的工作能力和效率，纳入绩效考核范围，增强团队员工能力。

2、如何消灭“项目刺客”？做好精细化工时管理

工时可以影响到这么多方面，那么项目经理应如何进行管理，避免它成为“项目刺客”呢？项目经理在工时管理时，遇到最大的问题是在项目初期无法进行合理的项目工时估算，导致后续的进度延误等情况产生。
以下是四个小技巧可以帮助项目经理更好的进行工时估算。

• 估算工时首要考虑项目的需求，项目经理可以挖掘出项目核心需求，制定项目范围说明书，确认项目满足交付的具体标准，跟客户做好确认。
• 跟相关技术部门经理就项目需求进行沟通，获得大致的工时估算数据。
• 其次是尽可能将任务分解的做得更细致，即WBS（项目分解计划）拆分的越细，工时估算准确性越高。
• 制定好项目计划后，应与团队成员及进行开会确认，确保团队成员清楚任务、所需工时以及具体完成时间点。

完成工时估算，进行项目计划实施后，也需要定期跟踪，确保工时安排满足项目交付时间。如果实际工时与预期相差较大，可以从技术和人员两方面来分析。是否是人员有离职请假的情况？是否某个需求的实现，相关人员技术没有较丰富的经验？

3、高效轻松进行精细化工时管理，必备项目管理工具

以上方法主要是由项目经理来主导，而后续的监控以及团队成员的实际工时使用情况反馈收集需要团队成员进行主动汇报。在项目工期紧张的时候，这会存在一定困难；且定期开会汇报，也不能及时掌握实际情况。这种情况下借助项目管理工具，则能高效轻松进行精细化工时管理。

３.１　团队成员五分钟进行工时汇报
在易趋系统中，团队成员可以通过工时单，每次仅用五分钟，即可完整、清晰的汇报每周任务、部门工作实际进度和时间耗费。项目成员在收到项目经理的任务分配后，即可进行工时填报，具体到人时；工时单中也可报告非计划时间，其类型系统支持自定义。每日下班前进行任务进度滑块的拖动，报告任务进度，让项目经理全面掌握项目的进度情况。

提交后的工时单需要项目经理审批，不允许员工修改，除非被审批人退回。员工可以查看自己的工时单的审批状态。绿色代表工时单已提交已通过审批，黄色代表已提交待审批，红色代表已提交但被驳回需要对工时单进行调整后再次提交，灰色代表未提交未填写。

（图１:易趋工时单填报视图）

３.２　项目经理进行工时审批，全面把控
项目经理负责项目团队中各个项目成员的工时审批。可以查看待审批的工时单状态，对各项任务的完成情况有一个系统的了解。审批时可查看报工数据与考勤数据的对比，通过图标颜色展示区分，灰色表示没有考勤数据，红色表示工时大于考勤，绿色表示工时小于考勤。

（图2：易趋工时单审批视图）

经审核的工时单会自动更新项目工时信息，通过收集任务实际耗时，可以精确统计项目实际总工时、总人工成本、员工加班情况等；对比项目计划，可准确预测项目状态。通过工时分类统计，管理人员可以分析人员时间分配合理性和资源实际利用率。

借助易趋系统，一方面可以详细进行工时管理，掌握项目的进度；另一方面通过工时数据统计分析，可以准确计算人工成本以及资源利用情况，便于项目管理人员进行改进调整。

4、总结

无论是“雪糕刺客”还是“项目刺客”，其实都不可怕，有一双“火眼金睛”，则能一眼发现识别它们，有效避免伤害。对于项目经理来说，工时管理是项目管理中最为基础也最为关键的部分，会影响到成本管理、绩效考核、资源管理等多个方面。部分项目经理由于对技术的不熟悉，可能没办法很好的精准估算，掌握以上四个小技巧，可以大大提升准确度；而借助项目管理工具，则能高效轻松进行精细化工时管理，助力项目成功。