工程人必备!怎么做好工程项目物资管理工作?这五个要点很重要!

本文主要是介绍工程人必备!怎么做好工程项目物资管理工作?这五个要点很重要!,希望对大家解决编程问题提供一定的参考价值,需要的开发者们随着小编来一起学习吧!

物资管理主要是指企业对所需物资的采购、存储、使用、调配和回收等全过程进行计划和控制,以确保物资的有效供应和合理使用。

但由于工程项目的物料数量庞大、种类规格繁多、进出库频率高,企业在做物资管理时往往会面临以下难题:

1、重复采购、物资浪费

项目物资/设备用量难统计,人工归总费时费力总出错;采购进度不透明,需求是否采购、是否授标、合同进度、到货情况算不清,导致重复采购、物资浪费。

2、物资利用率低,甚至丢失

公司总仓与项目之间物资调配混乱,调出收货无法追踪,各个仓库是否有货无法查询。

3、固资设备使用混乱

固资设备使用混乱,公司有多少设备、在哪些项目上、使用状态如何、是否投入使用均不透明。

由此可见,仅靠人工做物资管理是不可行的,最好的方法便是让员工只用管单据申请,把管控、统计、预警都交给系统。下面我将以简道云的物资管理系统为例,为大家详细介绍如何利用系统做好物资管理。

工程项目物资管理系统模板,点击链接即可查看和修改使用:https://www.jiandaoyun.com

一、物资管理怎么做?

物资管理主要包括采购管理、仓库管理、项目现场管理等等,下面这张图可以简单概括:

1、供应商管理

(1)建立合格供应商库

供应商库需要包含供应商的基本信息,如公司名称、注册地址、法人代表、注册资本、主营业务、联系方式等,这些信息有助于企业初步了解供应商的基本情况。另外如果企业与供应商有过合作经历,还应将历史合作记录纳入合格供应商库中,这些记录包括合作时间、合作项目、合作金额、产品质量、交货情况等,有助于企业更全面地了解供应商的实际表现。

(2)提供供应商评价单,给供应商进行打分

在收集完所有的供应商信息之后,对供应商进行打分,并说明打分原因。打完分之后,对供应商进行特殊标记,分为优质供应商和黑名单。

2、采购管理

(1)物资的采购计划申报

  • 需求分析:根据项目的实际情况,对所需物资的种类、数量、规格、质量等进行详细分析,确保计划的准确性和完整性。
  • 时间规划:根据项目的进度要求,合理安排物资的到货时间,避免因为物资供应不足而耽误项目进程。
  • 预算控制:在物资计划申报时,需要充分考虑项目的预算限制,确保物资计划的经济性和合理性。
(2)采购需求申请

采购需求申请是根据物资计划申报的结果,向采购部门提出具体的采购需求。首先详细列明所需物资的名称、规格、数量、质量要求等,确保采购部门能够准确理解采购需求。同时要根据项目的实际情况,标明采购需求的紧急程度,以便采购部门能够优先处理紧急需求。

(3)招标流程和合同处理

集中审批招标流程

  • 编制招标文件:根据汇总后的采购需求,编制详细的招标文件,包括招标公告、招标须知、技术规格书、合同条款等。
  • 发布招标公告:通过适当的渠道发布招标公告,吸引潜在的合格供应商参与投标。
  • 接收投标文件:在规定的截止日期前,接收供应商的投标文件,并进行初步审查,确保投标文件的完整性和合规性。
  • 评标:组织专业的评标委员会对投标文件进行评审,综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素,确定中标候选人。
  • 中标公示:公示中标结果

合同管理

合同管理是确保物资供应稳定性和连续性的重要环节。在物资管理中,先是根据招标结果和双方协商的结果,草拟合同文本,合同内容要包括物资的价格、数量、质量、交货期等关键条款。然后将合同文本交给内部审核,审核通过双方即可正式签署合同了,为后续的物资供应提供法律保障。

3、出入库管理

  • 支持计划单转换采购单、采购单转换入库单、以及采购单转换出库单等快速出入库操作,确保物资流动的顺畅和准确。

  • 实时监控库存物资的种类、数量、位置等信息,提供库存预警、过期物资提醒等功能,帮助企业避免库存积压和浪费。

4、项目现场管理

(1)物资分类管理:

对物资并进行编码,确保每个物资都有唯一的标识,避免混淆和错误。而且编码可以方便地与信息系统集成,实现自动化处理,如自动盘点、自动下单等。

(2)物资到货的入场与离场

入场管理:

  • 验收:对到货的物资进行验收,确保数量、质量、规格等符合订单要求。
  • 登记:将验收合格的物资登记入库,记录相关信息,如物资编码、数量、生产日期等。
  • 放置:根据物资分类和编码,将物资放置在相应的库位上,确保物资的有序存放。

离场管理:

  • 领用:建立领用制度,确保领用手续完备,并记录领用人、领用时间、数量等信息。
  • 出库:根据领用信息,从库位上取出相应的物资,并进行出库登记。
  • 盘点:定期对库存物资进行盘点,确保账实相符,及时发现并处理差异。

5、报表统计与分析

(1)物资采购看板

物资采购看板旨在帮助管理者掌握采购订单的状态、预计到货时间以及供应商绩效。

采购分析看板显示所有采购订单的状态,包括待处理、已确认、已发货、已到货等,并可以按供应商、物料类别或订单金额进行筛选和排序,并对于尚未到货的订单,展示预计的到货时间,帮助管理者提前规划库存和生产计划。同时对于超期未到货、订单取消等异常情况,提供醒目的警示标志,以便管理者及时采取措施。

(2)仓库库存看板

仓库库存看板侧重于展示库存水平、库存周转率以及货物在仓库内的流动情况。

首先是库存概览,看板会显示各类物资的当前库存量、安全库存量以及库存周转率等关键指标,帮助管理者了解库存状况,还可以通过可视化图表展示货物的入库、出库以及库存变化趋势,帮助管理者掌握货物的流动情况。另外,当某种物资的库存量低于安全库存量时,提供预警提示,以便管理者及时补货或调整生产计划。

(3)项目物资看板

项目物资分析看板专注于展示项目所需物资的消耗情况、使用进度以及成本分析。

  • 物资需求计划:展示项目所需物资的清单、数量以及预计使用时间
  • 实际消耗情况:实时更新项目物资的实际消耗情况,并与计划进行对比分析,方便及时做出调整
  • 成本分析:对项目的物资成本进行详细分析,包括采购成本、运输成本、仓储成本等,帮助管理者控制项目成本
  • 物资使用效率:通过物资使用量与项目进度的对比,评估物资的使用效率,为优化项目管理和资源分配提供参考依据

二、优秀案例分享——俊发物业

俊发物业原先由于物资采购计划、采购订单、出入库管理等还未线上化,故线下管理工作量较大、迫切需要找到一款物资管理的工具,希望能做到物资台账和业务流程清晰。

1、痛点难点:

原先业务是利用excel表格管理,物资的出入都是人工在共享文档上协作更新,物资实际的出入库和表格的更新不能同时完成,会导致更新不及时,准确率也不高。

2、解决方案:

通过简道云搭建了集中仓库管理所需要的几个流程表单,实现物资管理的线上协作,同时通过上线扫码出入库,把物资的实际出入库与物资的库存数据做到了联动,并根据需求生成了相关的数据看板,方便业务管理。

3、场景价值:

  • 通过简道云的扫码出入库、库存联动更新、数据看板搭建,让物资管理变得更容易。从原来物资台账更新不及时、准确性差到现在物资台账跟随业务动作及时更新、做到了台账清晰、流程清晰、管理清晰。
  • 经过初步评估,本次优化对于员工作业效率提升预计在1倍以上。从经济角度来看,本次系统模板搭建投入2人天即可上线,节约了软件建设费投入。

以上就是关于怎么做好物资管理的全部内容,希望对您有所帮助。

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