ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范

2024-05-07 03:20

本文主要是介绍ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范,希望对大家解决编程问题提供一定的参考价值,需要的开发者们随着小编来一起学习吧!

ERP系统电子文件档和电子档案管理规范

1  范围

本文件描述了企业资源计划(ERP)系统形成电子文件归档和电子档案管理的方法。

本文件适用于企业资源计划(ERP)系统(含采购、销售、物料、生产计划、质量、设备、项目管理等业务类别形成的电子文件归档和电子档案管理工作

2  规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 11822  科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 18894  电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 13  档号编制规则

DA/T 38  档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范

DA/T 46  文书类电子文件元数据方案

DA/T 48  基于XML的电子文件封装规范

DA/T 58  电子档案管理基本术语

DA/T 70  文书类电子档案检测一般要求

DA/T 74  电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范

DA/T 75  档案数据硬磁盘离线存储管理规范

企业电子文件归档和电子档案管理指南  档办发﹝2015﹞4号

3  术语和定义

GB/T 18894—2016、DA/T 58—2014、DA/T 70—2018界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

企业资源计划系统  enterprise resource planning system

企业物资资源进行整合相关业务活动一体化管理的业务系统

注:简称ERP系统

3.2 

业务单据  business documents

业务系统形成记录企业各类业务活动的依据

示例:订单、合同。

3.3 

业务报表  business reports

业务系统中形成的重要报告文件。

3.4  

主数据  master data

业务系统中各业务活动需要共享的基础性、标准化数据

示例:物料主数据、固定资产主数据、设备主数据、工程项目主数据

3.5 

四性  four properties 

电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。

4  总则

4.1  总体要求

4.1.1  应加强ERP系统形成的电子文件归档电子档案管理工作,建立和完善电子文件的形成、收集、整理、归档和ERP系统电子档案保管、统计、利用、鉴定、处置等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证ERP系统电子档案在传递及存储过程中的真实、完整、可用和安全。

4.1.2  应将ERP系统电子文件归档电子档案管理工作纳入档案人员、业务人员、相关信息技术人员岗位职责和绩效考核。

4.1.3  应执行规范的工作程序,采取必要的技术手段,对电子文件和电子档案的全管理实行监控。

4.1.4  档案部门、业务部门、信息技术部门等所有涉及电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工,相互协作,通过规范的管理,服务于企业决策资源管理、风险控制、资产保护等目标。

4.2  职责

4.2.1  ERP系统管理部门

负责组织信息技术部门、档案部门和相关业务部门开展ERP系统归档功能建设

4.2.2  档案部门

4.2.2.1  负责将ERP系统形成的电子文件纳入管控范围,会同业务部门制订企业ERP系统电子文件归档范围确定保管期限提出归档方式、归档格式、归档时间和“四性”检测等要求

4.2.2.2  参与ERP系统建设,提出ERP系统电子文件归档功能要求

4.2.2.3  负责ERP系统与电子档案管理系统归档接口功能测试,验证是满足设计要求

4.2.2.4  负责定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测,确保功能运行正常

4.2.2.5  负责ERP系统电子文件的接收整理、归档及电子档案的整理、保管、统计、利用,并对ERP系统电子档案业务工作进行指导和监督。

4.2.3  业务部门

4.2.3.1  负责会同档案部门制订企业ERP系统形成的电子文件归档范围。

4.2.3.2  负责对待归档的电子文件质量进行审核,对退回的归档电子文件进行核实。

4.2.3.3  负责根据ERP系统和企业电子文件管理规定,开展ERP系统电子文件移交归档工作。

4.2.4  信息技术部门

4.2.4.1  负责根据ERP系统电子文件归档需求,开展ERP系统与电子档案管理系统归档接口开发测试和运行维护工作,提供信息技术支持

4.2.4.2  负责及时响应ERP系统管理部门和档案部门提出的ERP系统电子文件归档要求和问题反馈,并妥善处理

4.2.4.3  负责按照归档范围和归档要求,定期将具备归档条件的电子文件通过接口推送至电子档案管理系统

4.3  工作流程

ERP系统形成的电子文件归档和管理过程由相关业务人员、档案人员分工完成,管理过程包括ERP系统电子文件的形成、收集、整理、移交归档,ERP系统电子档案接收、存储、利用、鉴定、处置等,如下图

图1  ERP系统形成的电子文件归档工作流程图

4.4  元数据要求

4.4.1  元数据应能为 ERP 系统和电子档案管理系统所处理实现元数据的传输、解析、交换、利用等。

4.4.2  元数据的捕获方式和捕获节点应在 ERP 系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划实现元数据与电子文件同时捕获。

4.4.3  元数据的捕获方式包括由数据库直接提取、手工录入、默认赋值计算写入赋值等。

4.4.4  元数据的捕获节点包括但不限于ERP系统形成的电子文件全程管理中的收集、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点。

4.4.5  ERP系统电子文件归档时应同时归档对应元数据确保元数据与所描述的电子文件的有效关联。

4.4.6  元数据应包括文件实体、机构人员实体、业务实体、文件关系实体,具体见附录A。

5  ERP系统电子文件的形成

5.1  ERP系统电子文件应以版式格式输出业务单据应以业务单号、业务报表应以周期为单位输出,不同类型业务单据、周期报表不应输出为一个电子文件

5.2  在输出信息中体现相关联电子文件间的关联关系。

5.3  可选择在业务办结完成时或定期输出电子文件。

5.4  可使用OFD格式归档ERP系统有保存价值的电子文件,不具备应用OFD格式条件的企业可使用PDF/A格式或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计,可同步输出XML描述文件归档。

6  ERP系统电子文件收集

6.1  ERP系统接口功能

6.1.1  ERP系统应具备归档接口,接口建设要求详见附录B

6.1.2  应在接口研发阶段将ERP系统电子文件采集推送等规则,固化在接口程序中,确保内容及元数据齐全完整。

6.2  收集方式 

6.2.1  ERP系统电子文件应按归档范围收集,归档范围见附录C

6.2.2  应通过归档接口将电子文件推送至电子档案管理系统

6.3  收集时间

可选择在电子文件发布的同时进行实时收集也可根据企业具体情况选择周、月或年等周期定期收集 

6.4  接收

6.4.1  电子档案管理系统应自动对电子文件进行“四性”检测,检测内容和方案参见DA/T 70

6.4.2  对于检测不合格的电子文件电子档案管理系统应拒收并ERP系统发送拒收原因业务部门核实后重新推送。

6.4.3  成功接收后电子档案管理系统应对接收的电子文件进行登记同时向ERP系统发送接收成功信息。

6.4.4  电子档案管理系统应能生成电子文件归档登记表(登记表格式参见GB/T 188942016A.1务部门导出,档案部门核实后,双方在登记表中签字确认。

7  ERP系统电子文件保管期限的划分

7.1  电子文件保管期限分为永久定期30年和定期10年,保管期限划分参见附录C

7.2  企业ERP系统业务单据和业务报表名称如有附录C所列名称不一致的,应比照纸质档案划分保管期限

8  ERP系统电子文件整理

8.1  组件

8.1.1  组件规则

8.1.1.1  根据业务流程特点与其他业务单据形成关联关系的电子文件主业务单据和所关联的业务单据组成一件。

8.1.1.2  各业务类别中部分具有代表性的业务单据组件可参照下列规则

a)  采购销售管理

1)  订单、订单更改组成一件;

2)  合同、合同更改单及附件组成一件;

3)  采购询价单、报价单组成一件;

4)  购结算通知单、采购结算单及对应的凭证组成一件。

b)  生产计划管理

1)  生产订单、订单冲销单组成一件;

2)  生产装置投料单、生产装置投料冲销单组成一件。

c)  物料管理

1)  发货单、发货冲销单可组成一件

2)  凭证按凭证号组件,凭证及其附带的附件组成一件。

d)  设备、项目管理

1)  项目计划和变更记录组成一件;

2)  设备检(维)修相关业务单据按次组成一件;

3)  固定资产卡片按固定资产编号组件,同一编号组成一件;

4)  项目范围的定义文件和变更文件组成一件

8.1.1.3  其他业务单据可单独组为一件。

8.1.1.4  报表和报表封面组成一件,如ERP系统中不形成报表封面,则报表单独组为一件。

8.1.2  件内排序规则

8.1.2.1  主业务单据在前,关联业务单据在后的顺序排列;关联多种业务单据的,按照业务流程先后排序

8.1.2.2  各业务类别中部分具有代表性的业务单据件内排序可参照下列规则。

a)  采购销售管理

1)  订单在前、订单更改单在后

2)  采购询价单在前,报价单在后;

3)  按合同、合同更改单、合同附件的顺序排列;

4)  凭证、采购结算通知单、采购结算单的顺序排列。

b)  生产计划管理

1)  生产订单收料单在前,冲销单在后;

2)  生产装置投料单在前,冲销单在后。

c物料管理:

1)  发货单在前,发货冲销单在后;

2)  凭证在前,附带附件在后

d)  设备、项目管理

1)  设备、项目关联多个电子文件的,按电子文件“类型+时间”排序;

2)  设备检(维)修相关业务单据按时间先后顺序排列;项目计划在前,变更在后;项目范围的定义文件在前,变更文件在后。

8.1.2.3  业务报表封面在前,报表在后的顺序排列

8.2  分类

8.2.1  ERP系统归档电子文件可以独立形成ERP系统电子档案集中管理,也可以根据其内容归入相应门类。

8.2.2  基于集中管理分类法

8.2.2.1  分类方法可参照如下:

a业务类别年度保管期限分类法,

b业务类别保管期限年度分类法,

c年度业务类别保管期限分类法,

d) 年度保管期限分类法

8.2.2.2  具体业务类别参照附录D。

8.2.3  归入相应门分类法

归入相应门类管理ERP系统归档电子文件按相应门类档案整理要求分类。

8.3  组卷

8.3.1  组卷规则

组卷原则参照GB/T 118222008

8.3.2  卷内文件排序

结合企业实际情况制定卷内排序规则,可参照如下:

a卷内文件形成时间排列

b订单、合同、凭证等有严格编号结构的电子文件按编号顺序排列

8.3.3  基于集中管理的组卷

8.3.3.1  业务单据可按类型结合时间组卷,不同类型、保管期限的业务单据不应组成一卷。

8.3.3.2  业务报表可按月报、季报、半年报、年报分别组卷,不同类别、不同周期的业务报表不应组成一卷。

8.3.4  基于归入相应门类管理的组卷

归入相应门类的ERP系统归电子文件应与其所属门类其他电子文件一同整理,整理方法按GB/T 18894—2016企业制定的相应门类电子文件归档要求

8.4  案卷排序

集中管理的ERP系统电子档案案卷宜以业务流程先后顺序排列,同一类型业务单据按时间排序。

8.5  编号

8.5.1  电子档案按卷内排列顺序(见8.3.2编制卷内序号。

8.5.2  电子档案无需编制页号

8.5.3  集中管理的ERP系统电子档案参照DA/T 131994编制档号,具体规则如下

a)  档号格式为“全宗号分类号案卷件号(卷内序号),中间用隔开,分类号示例参照下图

分类号示例

b分类号由分类方案给定,参见8.2

c案卷和件号(卷内序号)为流水号,案卷根据案卷排列顺序规则(见8.4)自动编制4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足

8.6  编目

8.6.1  电子档案管理系统根据电子文件形成规则自动生成目录,包括案卷目录和文件目录

8.6.2  自动生成目录时题名应简明扼要,准确反映案卷或件的内容。案卷题名可按:“年度+月度+业务单据(或报表)名称规则自动编制(见示例1文件题名可按:“文件编号+业务单据(或报表)名称规则自动编制(见示例2

示例12021年6月采购合同

示例2:0000575881采购合同

8.6.3  目录根据规则与电子文件自动建立关联;不同来源电子文件可按照业务单据号之间的追溯关系虚拟聚类建立关联。

9  ERP系统电子文件归档

9.1  归档检测

9.1.1  档案部门应对整理成果进行“四性”检测检查整理工作质量检测内容和方案参见DA/T 70

9.1.2  如检测未通过应根据检测结论重新进行整理直至检测通过。

9.2  入库

档案部门对通过检测且完成整理的电子文件确认入库,电子档案管理系统将其状态自动转为入库

10  ERP系统电子档案的存储

10.1  在线存储

10.1.1  在线存储方式应在电子档案管理系统设计开发时进行规划并配备相应的软硬件设备。

10.1.2  在线存储方式应能适应大容量电子档案存储需要随着电子档案存储容量增加不应影响电子档案管理系统访问、运行性能。

10.1.3  在线存储容量应至少满足3年增量需求避免电子文件归档因存储容量不足而中断。

10.1.4  电子档案管理系统应依据分类规则在计算机存储器中逐级建立文件夹分门别类、集中有序地存储电子档案。

10.1.5  电子档案管理系统应在元数据中自动记录电子档案在线存储路径方便在线查阅、下载。

10.1.6  每天实施增量备份,定期实施备份

10.1.7  有条件企业可实施双机热备

10.2  离线存储

10.2.1  应对电子档案进行以件含元数据为存储单元的保存信息包离线存储以进一步降低电子档案长期保存风险。

10.2.2  电子档案离线存储结构及其说明参见附录E

10.2.3  电子档案离线存储介质至少应制作3套。

10.2.4  不同套别的存储载体应分开保存有条件的企业应将1套置于相距300公里以上,不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方保存

10.2.5  离线存储载体管理应按照 DA/T 38、DA/T 74、DA/T 75的要求进行。

10.3  长期保管

10.3.1  统计

ERP系统电子档案统计应按照 GB/T 18894—2016的要求进行。

10.3.2  保管

10.3.2.1  应采取科学措施对存储载体进行管控避免存储载体损坏并防止未经授权的访问。

10.3.2.2  电子档案管理系统应当能够跟踪到保管期间对电子档案的相关操作无论是合法操作还是非法操作应在日志中进行记录。

10.3.2.3  档案部门应每年对电子档案的可读取性进行评估形成评估报告如存在因软硬件或其他技术升级、变动出现电子档案不可读取的风险应对电子档案进行迁移或转换。

10.3.2.4  电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时电子档案实施格式转换。

10.3.2.5  因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。

10.3.2.6  支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件升级时应实施电子档案或元数据离线存储介质的迁移。

10.3.2.7  电子档案管理系统更换时应实施电子档案及其元数据的迁移。

10.3.2.8  电子档案迁移或转换前应进行迁移可行性评估包括目标载体、系统、格式的可持续性评估和保管成本评估等并保证迁移或转换过程可控防止迁移过程中电子文件信息丢失、被非法篡改。

10.3.2.9  在确信转换或迁移活动成功实施后根据企业实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。

11  ERP系统电子档案的利用

11.1  电子档案管理系统应通过有效的智能检索、组合检索、全文检索、专题导航等功能根据电子文件来源及不同业务特点形成业务链管理结构、报表树管理结构、设备树管理结构、工程项目树管理结构方便用户查询、浏览电子档案。

11.2  检索结果呈现应包括必要的元数据、电子全文和关联关系。

11.3  档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定利用权限应在电子档案管理系统中实现并经过确认。超权限利用时应进行审批并保证利用过程中电子档案不被非法篡改。

11.4  电子档案可根据授权通过电子档案管理系统在线或离线提供利用但不管何种利用方式均应通过日志或其他方式记录利用过程记录信息包括利用者、利用方式、档号、文件编号、文件名、利用时间等。利用过程应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。

12  ERP系统电子档案的鉴定与处置

12.1  应定期对保管期限到期的电子档案进行鉴定鉴定方法可根据企业管理相关要求进行。

12.2  到期鉴定后对电子档案进行处置包括销毁、续存和移交。

12.3  电子档案的销毁应先登记、编制清册并按有关规定履行审批手续后再将电子档案进行物理删除。

12.4  物理删除时至少两人监督销毁清单及记录需打印成纸质档案保存。涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规的规定处理。

13  电子档案管理系统

13.1  电子档案管理系统接口功能要求

电子档案管理系统接口功能参见附录B

13.2  电子档案管理系统功能要求

    电子档案管理系统功能要求可参考《企业数字档案馆(室)建设指南》相关要求

附  录  A

(资料性)

ERP系统电子档案元数据

表A.1  文件实体元数据

编号

元数据

编号

元数据

数据来源

M01

来源

M0101

档案馆名称

电子档案管理系统

M0102

档案馆代码

电子档案管理系统

M0103

全宗名称

电子档案管理系统

M0104

全宗号

电子档案管理系统

M0105

立档单位名称

电子档案管理系统

M02

档号

M0201

机构或问题

电子档案管理系统

M0202

案卷号

电子档案管理系统

M0203

文档序号

电子档案管理系统

M0204

保管期限

ERP系统

M0205

件数

电子档案管理系统

M03

文件描述

M0301

文件编号

ERP系统

M0302

版次

ERP系统

M0303

文件类别

ERP系统

M0304

题名

ERP系统

M0305

有效性

ERP系统

M0306

责任者

ERP系统

M0307

页数

ERP系统

M0308

密级

ERP系统

M0309

保密期限

ERP系统

M0310

形成时间

ERP系统

M0311

型代号

ERP系统

M0312

数据来源

ERP系统

M0313

分类号

电子档案管理系统

M0314

载体类型

电子档案管理系统

M0315

载体号

电子档案管理系统

M0316

更改类型

ERP系统

M0317

更改原因

ERP系统

M0318

更改依据

ERP系统

M0319

附注

电子档案管理系统

表A.1  文件实体元数据(续)

编号

元数据

编号

元数据

数据来源

M04

电子属性

M0401

全文名称

ERP系统

M0402

文件唯一名

ERP系统

M0403

文件大小

ERP系统

M0404

文件格式

ERP系统

M0405

文件创建程序

ERP系统

M0406

文件创建程序版本

ERP系统

M0407

哈希值

ERP系统

M05

电子签名

M0501

签名规则

ERP系统

M0502

签名时间

ERP系统

M0503

签名人

ERP系统

M0504

签名结果

ERP系统

M0505

证书

ERP系统

M0506

证书引证e

ERP系统

M0507

签名算法标识

ERP系统

M06

存储位置

M0601

当前位置

电子档案管理系统

M0602

脱机载体类别

电子档案管理系统

M0603

脱机载体编号

电子档案管理系统

M0604

脱机载体存址

电子档案管理系统

M07

权限管理

M0701

知识产权说明

ERP系统+电子档案管理系统

M0702

授权对象

ERP系统+电子档案管理系统

M0703

授权行为

ERP系统+电子档案管理系统

M0704

授权起始日期

ERP系统+电子档案管理系统

M0705

授权终止日期

ERP系统+电子档案管理系统

表A.2  机构人员实体元数据

编号

元数据

编号

元数据

数据来源

M08

机构人员

实体

M0801

机构人员类型

ERP系统+电子档案管理系统

M0802

机构人员名称

ERP系统+电子档案管理系统

M0803

组织机构代码

ERP系统+电子档案管理系统

M0804

个人职位

ERP系统+电子档案管理系统

M0805

个人涉密等级

ERP系统+电子档案管理系统

M09

机构人员

实体关系

M0901

机构人员标识符

ERP系统+电子档案管理系统

M0902

被关联机构人员标识符

ERP系统+电子档案管理系统

M0903

关系类型

ERP系统+电子档案管理系统

M0904

关系

ERP系统+电子档案管理系统

M0905

关系描述

ERP系统+电子档案管理系统

表A.3 业务实体元数据

编号

元数据

编号

元数据

数据来源

M10

业务实体

M1001

业务标识符

ERP系统+电子档案管理系统

M1002

机构人员标识符

ERP系统+电子档案管理系统

M1003

文件标识符

ERP系统+电子档案管理系统

M1004

业务状态

ERP系统+电子档案管理系统

M1005

业务

ERP系统+电子档案管理系统

M1006

行为时间

ERP系统+电子档案管理系统

M1007

行为依据

ERP系统+电子档案管理系统

M1008

行为描述

ERP系统+电子档案管理系统

表A.4  文件实体关系元数据

编号

元数据

编号

元数据

数据来源

M11

文件实体关系

M1101

文件标识符

ERP系统

M1102

文件版次

ERP系统

M1103

被关联文件标识符

ERP系统

M1104

被关联文件版次

ERP系统

M1105

关系类型

ERP系统

M1106

关系

ERP系统

M1107

关系描述

ERP系统

附  录  B
 资料性
 ERP系统与电子档案管理系统接口方案

B.1  接口方式

B.1.1  Web Service服务调用方式
     Web Service服务调用的归档接口示意见B.1

图B.1  Web Service服务调用方式示意图

数据流说明:

  • 服务请求:ERP系统发起服务请求;

  • 服务响应:电子档案管理系统接收服务请求,处理完成后返回结果并反馈至ERP系统。

B.1.2  中间库方式   

基于中间库的归档接口示意见图B.2

图B.2  中间库方式示意图

数据流说明:

  • 数据传输:ERP系统将待归档电子文件传输至中间库;

  • 数据提取:电子档案管理系统从中间库提取待归档电子文件;

  • 结果反馈:电子档案管理系统完成待归档电子文件提取处理后,将处理结果反馈至中间库;

  • 结果反馈:ERP系统从中间库提取处理结果。

B.2  接口功能

B.2.1  ERP系统接口功能

ERP系统接口功能参照下列要求:

  1. 归档前将待归档ERP系统电子文件及其元数据按推荐格式封装成归档信息包;

  2. 应能够嵌入分类方案和组卷方案,业务部门人员可根据电子文件内容选择生成类号和档号

  3. 将归档信息包传输至指定位置(或者调用对方接口),传输过程中归档信息包信息不丢失、不被非法更改;

  4. 接收归档信息包接收方的反馈消息,包括归档成功或失败消息、失败故障代码等;

  5. 对归档成功的ERP系统电子文件进行已归档标记,以防止重复归档,并能取消标记,在人工干预下重新归档;

  6. 应能够将升版、作废等电子文件更改信息传递至电子档案管理系统确保ERP系统电子文件与电子档案管理系统电子档案状态保持一致

  7. 记录ERP系统电子文件类型、归档时间、归档状态,并能够实现按照归档ERP系统电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询。

B.2.2  电子档案管理信息系统接口功能

电子档案管理信息系统接口功能参照下列要求:

  1. 接收ERP系统传递来的数据包(或者从指定位置提取数据),并正确解析;

  2. 对ERP系统提交归档的电子文件及其元数据的四性进行检测,检测不合格的拒绝接收并反馈相应不合格的检测结果及不合格原因

  3. 将解析后的ERP系统电子文件及其元数据存储在数据库、文件库,并保存过程日志;

  4. 应能够正确解析升版、作废等电子文件变化信息并按约定规则与对应电子档案关联

  5. 向ERP系统发送电子文件归档成功或失败消息,以及故障代码;

  6. 在归档信息包接收、解析和数据存储等过程中,信息不丢失、不被非法更改;

  7. 记录归档ERP系统电子文件类型、归档时间、归档状态,并能够按照归档ERP系统电子文件类型、归档时间、归档状态组合查询。

B.2.3  接口建设管理要求

接口建设管理参照下列要求:

  1. 归档接口应与ERP系统同设计、同开发、同测试和同实施,实施时未开发归档接口的ERP业务系统应及时通过二次开发实现

  2. 为保证ERP系统电子文件真实性、完整性、可用性、安全性,应将检测功能嵌入归档接口,减少人工干预;

  3. 归档接口开发时应进行充分测试,并经专家评审,以确认功能要求达到设计目标要求;

  4. 归档接口投入运行后,应安排专人对接口运行情况进行持续跟踪,发现问题及时处理;

  5. 对于现存ERP系统,应联系ERP系统原开发商或组织自有力量进行接口开发;

  6. 对于新开发ERP系统,应在开发初期将档案部门纳入实施团队,提出ERP系统电子文件归档功能要求,并对归档功能进行测试确认;

  7. ERP系统和电子档案管理系统更新应充分论证对归档接口功能的影响,确保归档接口能够正常运行;

  8. 应制定应急机制,在ERP系统和电子档案管理系统因升级、系统故障、病毒感染等原因影响接口功能时立即启动应急响应。

附  录  C

(资料性)

ERP系统电子文件归档范围与保管期限表

C.1  采购管理归档范围与保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

采购

管理

配套需求

30年

30年

2

零星需求

30年

30年

3

采购计划

30年

30年

4

采购计划更改单

30年

30年

5

询价单

30年

30年

6

报价单

30年

30年

7

评标报告

30年

30年

8

采购案审核

30年

30年

9

选厂审批

30年

30年

10

商务合同

30年

30年

11

商务合同更改单

30年

30年

12

采购订单

30年

30年

13

采购订单更改单

30年

30年

14

预到货单

30年

30年

15

到货单

30年

30年

16

检验单

30年

30年

17

退货单

30年

30年

18

验配单

30年

30年

19

转港物资验配单

30年

30年

20

采购结算通知单

30年

30年

21

采购结算单

30年

30年

22

记账凭证

30年

30年

23

供应商认证计划

30年

30年

C.2  物料管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

物料

管理

物料配套计划

30年

30年

2

物料凭证清单

30年

C.2  物料管理归档范围和保管期限表(续)

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

3

物料

管理

入库单

30年

4

出库单

30年

5

移库单

30年

6

退料单

30年

7

打包物资出入库单

30年

8

盘点差异单

30年

9

客户结算单

30年

10

物资结算单

30年

11

收发货凭证

30年

12

退货单

30年

13

物料盘点差异单

30年

14

成本中心发货单

30年

15

成本中心发货冲销单

30年

16

对产品收货单

30年

17

公司主要产品产量

30年

18

公司主要技术经济指标

30年

19

公司主要产品销售、库存

30年

C.3  生产计划管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

生产
 计划

管理

公司月度生产经营分析

30年

2

生产日报

10年

3

生产订单

30年

4

生产订单收料单

30年

5

生产订单冲销单

30年

6

生产装置投料单

30年

7

生产装置投料冲销单

30年

8

收发存表

30年

9

收发存明细表

30年

10

交易汇整表

30年

11

交易明细表

30年

12

生产版本

30年

13

物料COM

30年

14

定额工艺路线

30年

C.3  生产计划管理归档范围和保管期限表(续)

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

15

生产

计划

管理

季度生产计划

30年

16

月生产计划

10年

17

制造大纲

30年

18

装配大纲

30年

19

重要FO目录

30年

C.4  设备管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

设备

管理

设备外委采购订单

30年

2

设备检维修工单

30年

3

设备点检基准清单

30年

4

设备维修基准清单

30年

5

停机统计表

30年

6

设备通知单

30年

7

固定资产卡片

30年

8

设备文档

30年

9

设备转固交付清单

30年

10

预结算审批单

30年

11

检验计划

30年

12

设备外委收货凭证

30年

13

设备主数据

30年

14

设备专业台账

30年

15

合同台账

30年

16

承包商考核

30年

17

润滑油五定指示表

30年

18

加换油记录

30年

19

代用油品审批

30年

20

特种设备延期监控记录

30年

21

仪表自动化技术状况

30年

  

 

C.5  质量管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

质量

管理

数控加工试用程序

30年

2

工艺模型

30年

3

外购原燃料质量验证单

30年

4

质保书(重要)

永久

永久

重要产品或设备

5

质保书(一般)

30年

30年

6

技术鉴定报告

30年

7

异议处理通知单(重要)

永久

永久

8

异议处理通知单(一般)

30年

30年

9

异议协议书(重要)

永久

永久

10

异议协议书(一般)

30年

30年

11

质量报表

30年

12

外购料统计报表

30年

13

质量评审/状态检查申请报告

30年

14

评审意见处理情况记录表

30年

15

质量评审/状态检查报告

30年

16

公司年度质量分析报告

30年

17

公司季度质量分析报告

30年

18

质量问题续报单

30年

19

质量问题报告单

30年

20

技术服务工作报告

30年

21

技术服务保障工作情况报告

30年

22

季(年)度外场质量趋势分析报告

30年

23

总提交单

30年

24

专题质量报告

30年

25

不合格品通知单

30年

26

不合格品审理单

30年

27

轻度不合格品审理单

30年

28

废品通知单

30年

29

偏离申请单

30年

30

保留单

30年

31

预先处置单

30年

32

材料合格证

30年

33

成品合格证/履历本附页

30年

34

理化试验委托单

30年

30年

35

无损检测委托单

30年

30年

36

军检提交

永久

C.6  销售管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

销售

管理

销售订单

30年

2

产品委托单

30年

3

销售发货单

30年

4

车辆调运单

30年

5

装车作业单/装船作业单

30年

6

产品出库重量凭证

30年

7

产品出库重量凭证明细

30年

8

销售退货单

30年

9

提货单

30年

10

销售结算明细表

30年

11

销售结算汇总表

30年

C.7  项目管理归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

项目

管理

项目工程合同

30年

2

项目网络明细

30年

3

项目网络外部明细

30年

4

工程竣工决算完成投资明細表

30年

5

工程竣工决算完成投资汇总表

30年

6

工程投资情况统计汇总表

30年

7

工程完成投资统计汇总表

30年

8

委服务收货凭证

30年

9

发票校验凭证

30年

10

项目主数据

30年

11

WBS元素

30年

12

设计变更

30年

13

材料代用

30年

14

预算本

30年

15

工程研制/批量生产阶段质量计划

30年

16

项目零级/Ⅰ级网络计划

30年

17

项目年度计划

30年

18

项目年度工作总结

30年

19

试制工作总结

30年

20

技术状态管理计划

30年

C.7  项目管理归档范围和保管期限表(续)

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

21

项目

管理

项目范围的定义文件

30年

22

工作结构分解文件

30年

23

研制分工文件

30年

24

项目各级组织机构及其职责文件

30年

25

成本估算和预算文件

30年

26

项目风险的识别和处理文件

30年

27

经营指令

30年

28

项目指令

30年

29

生产指令

30年

30

项目进度、状态和问题报告文件

30年

31

项目协调及协调会议文件

30年

32

项目绩效的评估文件

30年

33

项目范围变更文件

30年

34

项目计划变更文件

30年

35

项目成本变更文件

30年

36

项目进度和状态预测报告文件

30年

37

项目风险分析和评估文件

30年

38

项目达标报告或因故中止的报告和批复文件

30年

39

其他

30年

C.8  其他归档范围和保管期限表

序号

业务
 类别

名称

保管期限

备注

流程型

离散型

1

其他

供应商信息数据库

30年

2

往来单位信息数据库

30年

3

基础代码信息数据库

30年

4

资产折旧信息

30年

5

资产分配信息

30年

6

物料评估信息

30年

7

物料仓储信息

30年

 

 

 

附  录  D

(资料性

ERP 系统电子档案分类表

D.1  ERP 系统电子档案分类表1

一级类目

二级类目

三级类目

业务类别

备注

档案门类号

业务系统

01

采购管理
 (采购履行)

02

物料管理

03

生产计划管理

04

质量管理

05

销售管理

06

设备管理

07

项目管理

08

其他

D.2  ERP 系统电子档案分类表2

一级类目

二级类目

三级类目

业务类别

备注

档案门类号

业务系统

01

业务单据

02

业务报表

03

其他

附  录  E
 (规范性)
 电子档案离线存储载体存储结构

电子档案离线存储载体存储结构见图 E.1。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图E.1  电子档案离线存储载体存储结构

这篇关于ERP系统电子文件归档和电子档案管理规范的文章就介绍到这儿,希望我们推荐的文章对编程师们有所帮助!



http://www.chinasem.cn/article/966174

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