技术团队，如何更高效地开会？

本文主要是介绍技术团队，如何更高效地开会？，希望对大家解决编程问题提供一定的参考价值，需要的开发者们随着小编来一起学习吧！

作者｜黄勇

编辑｜小智

会议目标混乱不堪，与会人员莫名其妙，会议冗长且无趣，浪费时间耗费生命，咋整？

写在前面

相信很多做技术的朋友都一样，我们都是非常讨厌开会的人。我们只希望能够静下心来，沉醉在自己的代码世界中，为了让世界变得更加美好，而付出自己的青春，这才是我们程序员的梦想，这才是我们最应该去做的事情。为何讨厌的会议总是来纠缠我们？我们不想开会，我们只想静静。

其实我们都知道，会议是必不可少，尤其是需要当面沟通的会议。可是，每当我们满怀憧憬，奔向会议室的那一瞬间，其实我们已经开始踩坑了，一段痛苦的时刻即将到来。我们原本希望通过会议让大家一起解决问题，并希望会议结论可以落地执行，但事实情况却大相径庭。

实际情况是面对无休止的讨论，就是没有结论，甚至引起争论，事后带来议论；原本计划 30 分钟的会议，竟然开了 2 个小时，不是肚子饿了，会议还真结束不了；很多参会者被莫名其妙地叫来，但似乎会议的主题却与自己没太大关系。当然，还有无数难忘的会议经历，这些低效的会议让我们再也不相信会议可以解决问题了。

经过多年折腾，我总结了一套轻松并高效开会方法，今天想借助此文，分享给至今还在痛苦的会议中摸爬滚打的朋友们。大家使用我介绍的这六招，一场高效的会议就能立竿见影，速见成效，大家身边的同事们也会对你们刮目相看。

第一招：定义明确的会议目标

每个会议都需要有一个明确的目标，且目标最好只有一个，所有交流的内容都要围绕这个目标，在固定的时间内锁定目标而不偏离主题是会议组织者的挑战。

其实这也是最容易踩的一个坑，我们总是希望一个会议能讨论尽可能多的问题，最好每个问题都要有结论。可事实情况证明，这只是无意义的贪求。与其让精力分散，不如让目标聚焦，我们既然付出了时间，就一定要有回报。

此外，在会议进行中我们一不小心就容易偏离主题，比如：本来是讨论 A 主题，结果引发讨论 B、C、D 主题，最后 A 问题没有得到解决，B、C、D 也依然没有结论。或许大家都不情愿发生这样的事情，但就是容易被其他人带到沟里。所以，作为会议的组织者，我们要坚定“一个中心”的原则，所有涉及得内容都要围绕它，时刻不能动摇。

第二招：计划简单的会议流程

会议流程需要结合会议目标来制定，流程一定要做到简单明了，流程中每个环节都要设置合理的预估时间，流程执行能否顺利执行是对会议组织者的艰巨考验。

作为会议的组织者，如果不知道如何计划会议流程，那么这个会议最好还是不要开了。大量事实证明，哪怕有一个简单的会议流程，也比没有要好太多。我的经验是，会议流程最好不要冗长，一般不要超过 4 个环节，因为环节越多，时间越难把控，风险也就越大。会议其实和项目管理类似，事前同样都是按照计划来执行，事中学会灵活控制风险，事后需要有总结和成果。

此外，需要注意的是，作为会议组织者，我们应该在会议开场就介绍会议的目标与议程，以及会议的结束时间，并呼吁大家一起努力打造高效的会议效果，甚至还可以非常礼貌地要求大家在会议期间不要看手机，不要做与会议无关的事情，与大家达成一种会议原则，一起来遵守和监督。

第三招：控制恰当的会议时间

会议时间要尽可能短，能 30 分钟开完，绝不用 40 分钟，但简短并不意味压缩时间而忽略重要信息，定义恰当的会议时间是会议组织者的基本功。

时间永远是最宝贵的资源，作为会议的组织者，我们要用好这个资源。首先需要把控的是会议的整体时间，就像我们评估项目的开发工作量那样，我们需要对会议流程进行分解，分别评估每个环节的时长，从而计算出整个会议的总时长。我的经验是，会议绝不要超过 90 分钟，过长时间的会议，只会让大家感到更加疲惫和崩溃。

此外，在会议进行过程中，我们需要参考既定的会议流程，把控每个环节的时间点，需要做到的是灵活，而不是刻板，我们需要根据会议现场情况来决定是否提前或延长。时间把控一定要做到合理，确保变化在一定范围内即可。

第四招：邀请合适的参会人员

邀请的参会人员是否合适，将决定会议的重量与结果，选择不合适的参会人员是对企业资源最大的浪费，人力成本是最贵的资源。

其实很好计算，请 8 个无关的同事开会 1 小时，相当于浪费公司 1 个人天的成本，也许 1 个人天对于企业不算太贵，但如果这样的会议时常发生，确实会带来一笔不小的开销，这笔开销拿来做团建多好。更严重的是，耽误了那些对会议主题无关同事的时间，其实他们可以利用这段时间做出更有价值的工作。

此外，其实参会人员太多往往不是什么好的事情，表面看来信息似乎可以更好进行同步，实际情况却会让会议变得更加难以控制，尤其是一旦引发一个有争议的问题，就会引发一场混乱。当然还有另一种极端，所谈论得话题与有些同事的相关性不太大，总是那么少数几人在讨论，其他人要么看电脑，要么玩手机，这些都是企业成本浪费。

第五招：渲染活跃的会议气氛

活跃的气氛是高效会议的润滑剂，没人愿意花时间去参加一次沉闷而无聊的会议，如何将会议变得生动有趣，让大家愿意讲出心中所想，考验会议组织者的激情与技巧。

有些会议组织者一开场就把会议气氛搞得十分紧张，尤其是一些团队管理者。紧张的气氛会抑制大家主动表达自己的想法，从而得不到预期的会议效果。更严重的是，死气沉沉的会议将变成会议组织者的个人演讲，然而这场演讲还得不到任何的掌声。反之，作为会议组织者，我们应该学会如何活跃气氛，调动参会人员的情绪，就像一场好的演讲或培训一样，会议也需要有一个“破冰”的环节。

此外，我们虽然是会议组织者，但并非是独角戏演员。我们要做的是组织大家来探讨，并通过提问来引导大家去思考，最终为需要解决的问题达成结论。其实我们更像是一名编剧兼导演，其他参会者才是真正的演员。

第六招：编写清晰的会议纪要

会议中实际交流的内容一般比会前计划更加丰富，会议组织者需要将会议所交流的内容清晰地表达出来（包括待办任务），当然也可以在会议前邀请一位参会者负责记录。

记录会议纪要是有必要的，也是有技巧的。实际上我们可以在会议前就把会议纪要的模版准备好，可以写在电子文档中，也可以写在纸上。不管哪种方式，都要参考会议流程来制作，甚至预先把问题找出来，会议上只需抛出这些问题，组织大家讨论，最终记录结论即可。由于是会议节奏较快，记录时可以仅使用一些关键字，便于会后梳理和总结。

此外，所记录的会议纪要一定要具备条理性，需要做到让没有参加会议的同事也能看得明白。在关键问题和结论上，可以用粗体或带有醒目颜色的文字来装饰，但记号一定不要太多或过分显眼。对于会后需要落地执行的任务，应该指定相应的负责人和结束时间，便于跟进和追踪。

下面是我们前段时间刚开过的一个月度会议，希望对大家有些参考意义。

会议目标

本月工作总结与下月工作重点

参会人员

技术一组（15 人）

会议主持人

大勇

会议记录人

小强

会议时间

2017-07-31 10:30-12:00（90 分钟）

会议地点

1-C

会议流程

10:30-11:15（45 分钟）：本月工作总结（每人 3 分钟发言）
11:15-11:30（15 分钟）：个人 OKR 调整建议
11:30-11:55（25 分钟）：下月工作重点（会议主持人组织）
11:55-12:00（5 分钟）：会议总结（会议记录人发言）

补充说明

工作总结包括但不限于：

本月已完成的工作
本月尚未完成的工作
本月遇到的问题或挑战

以上内容我们会统一通过邮件方式发给各位参会者，并抄送给需要知晓的相关同事。

关于怎么写好一封邮件，其实也非常值得一聊，甚至很多人都说，在公司发邮件其实是一门学问，有机会我在与大家继续分享吧。

开会是绝对是一种有技术含量的沟通的方式，我们都在不断实践和总结，希望本文对大家有所帮助。由于笔者经验有限，有不足之处还请各位读者多多指教。

小 Q 说

书上说的总是理想状态，然而跟实际相结合时，总会有各种各样的问题出现。你所在的技术团队里，开会都有些什么规矩，又有哪些天坑呢？不妨跟我们说（吐）说（槽），没准问题明眼人就帮你解决了呢？

作者介绍

黄勇，，现任特赞（Tezign.com）信息科技 CTO，曾任阿里巴巴公司系统架构师。具有丰富的互联网技术架构经验与技术管理经验，擅长敏捷开发模式，推崇“轻量级”系统架构。国内开源软件推动者之一，活跃于 InfoQ、OSChina、CSDN 技术社区。Smart 开源框架创始人，畅销书《架构探险》作者。EGO 会员，QCon 讲师，StuQ 讲师，InfoQ 签约作者。热爱技术交流，乐于分享自己的成长经验。

推荐一个技术人不可错过的线下技术盛会，CNUTCon 全球运维技术大会将于 9 月 10-11 日在上海举行，大会聚焦“智能时代的新运维”，邀请了来自 Google、Uber、BAT、京东等公司一线技术大咖分享他们在最新运维技术实践过程中遇到的坑与经验，现场为你解疑答惑！点击“阅读原文”了解更多精彩！9 折报名最后一周，欲报从速！