Excel 熟练操作不为人知的技能

作者：罗翔
链接：https://www.zhihu.com/question/21758700/answer/21687597
来源：知乎
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===============排版篇==================

• 给他人发送excel前，请尽量将光标定位在需要他人首先阅览的位置，例如Home位置（A1），例如结论sheet，长表尽量将位置定位到最顶端
• 有必要的时候请冻结首行；没必要但可追究的内容，可以隐藏处理
• 行标题、列标题加粗，适当处理文字颜色、填充颜色，利人利己，可参见：Excel 中的颜色要怎么搭配，视觉上更能接受且区分度高？ - 设计
• 占用空间比较小的表格，可以放置在左上角，但留空A列和1行，并给表格加上合适的框线，观感很不错哦~
• 同类型数据的行高、列宽、字体、字号，求你尽量一致，非要逼死强迫症吗！
• 定义好比较标准的格式，例如百分比预留几位小数，手机号的列宽设置足够，时间显示尽量本土化...
• 不要设置其他电脑没有的字体，除非这个表格就在这一台电脑使用...

===============操作篇==================

• Alt+Enter在表格内换行，楼上有提到
  
• Ctrl+Shift+上/下，选择该列所有数据，当然加上左右可选择多列
  
• Ctrl+上/下，跳至表格最下方
  
• Ctrl+C/V，不仅仅复制表格内容，也可以复制格式和公式！
  
• Ctrl+D/R，复制上行数据/左列数据
• 还有个很好用的单元格格式转换，推荐大家用熟

（有点不清晰...当初偷懒直接把图片截到印象笔记的...）

• Ctrl+F/H的查找、替换，点击“选项”，可以替换某种格式等等，另一片天地有木有！

• F4，对，你没看错，就是F4！重复上一步操作，比如，插入行、设置格式等等频繁的操作，F4简直逆天！
• ‘（分号后面那个） 比如输入网址的时候，一般输入完会自动变为超链接，在网址前输入’就解决咯

• 复制，选择性粘贴里面有几个非常好用的——仅值，转置（个人推荐用transpose公式）

• 公式里面切换绝对引用，直接点选目标，按F4轮流切换，例如A1，$A$1，$A1，A$1

===============公式篇==================

• if、countif、sumif、countifs、sumifs，这几个一起学，用于条件计数、条件求和
• max、min、large，这几个一起，用于简单的数据分析
• rand、randbetween，这俩一起，用于生成随机数，也可以用于生成随机密码（用rand配合char可生成中英文大小写随机的）
• 定位类型的函数：MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起学吧，简单但异常实用
• 四舍五入个人偏好用round函数，举个简单例子，一列数据，2.04、2.03并求和，显示保留1位小数，你会在界面上看到2.0、2.0，求和却是4.1，表格打印出来会比较让人难理解
• subtotal：用于对过滤后的数据进行汇总分析
• sumproduct：返回一个区域的乘积之和，不用A1*B1之后再下拉再求和
• Vlookup函数，这个不多说了，神器；另外推荐lookup函数：LOOKUP(1,0/(条件),查找数组或区域)
  
• offset函数，常用于配合其他函数使用，例如想将10*20的表中的每行复制成3行按原顺序变成30行：=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉，由于不用到列，所以等同于=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0)，我当初是这么做笔记的....：=（A1，向下偏移（向下取整（行数-1）/3），向右偏移0）
• text，例如19880110 text（A1，"0-00-00")，转为1988-01-10，用法很多
• weekday，让你做时间计划表什么的时候，把日期转为“星期X”
• column（目标单元格），返回目标单元格所在列数，有时候真的很好用...还有 @黄老邪推荐的columns
• transpose（目标区域），神奇的转置，把行变成列，把列变成行...
• &，可在目标单元格后面增加某些字符，偶尔用（我这种强迫患者用的是concatenate公式，我特么有病！）

• 数组，虽然复杂，但是有的公式配上数组简直爽爆
• 多百度，例如曾经碰到一个难题，把X分X秒，转为X秒，例如172分52秒，百度半天得到的公式：=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ） 度娘很厉害的（评论里面直接用=TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE("00:"&A1,"秒",""),"分",":"),"[s]")，把文本转为时分秒的标准格式再转秒，确实是更好的方法）
  

===============图表篇================

• 不同的场景请用不同的图，转个非常精髓的图：
• 数据透析表、数据透析图，嗯嗯，推荐的人太多了...
  
• 图表设计——布局，灵活运用好多类数据时的“次坐标轴”
  
• 选择数据——右键——更改图标类型，灵活在一张表上结合起来柱状图和折线图

===============技巧篇=================

• 数据——分列，将列内的数据拆分成多列，比如“XXX省XXX市”，拆成省、市两列，“XX小时XX分钟”拆成时、分两列，可以按照宽度、文本、标点等作为界定进行拆分，非常多的场景会使用到，请优先学会...
  
• 如果你不是靠excel吃饭，请不用那么geek，而是学会excel的逻辑——配合简单的公式、排序、替换、if等全局操作能得出的结果，不一定非要用一个长公式然后下拉，举例：

如何将无规律的一列上下翻转？
——创建一列，标上1、2、3……，下拉，以该列为主排序，改升序为降序，扩展目标列，得到结果，之后可以删掉创建的辅助排序列

如何将目标区域的每一行数据下面插入一条空行？
——创建一列，标上1、2、3……，下拉，下面空白行标上1.5、2.5、3.5……下拉，同理排序~Tada~

• 条件格式——突出显示单元格规则，里面的“重复值”，在实时录入和检查标记时很实用
• 在条件允许的情况下，升级到office 2013吧，excel 2013比2010好到爆啊！比如新增的sumifs、averageifs等多条件if，比如选择一个区域，右下角小标“快速分析”自动生成数据条、色阶、柱形图、汇总图、透视表、折线图等等啊，秒中出啊有木有！（诶，好像哪里不对的样子）

===============插件篇=================

• Power Map ：在线地图+在线演示+制作视频，随便来个中国壕热力图：

当然，也有柱状图： 当然，也有柱状图：

• Power View：带可视化交互效果的图表，很适合演示

默认配色就很不错，而且演示的时候点击时会直接按你点击的类型帮你显示对应的数据（例如上面的堆积柱状图） 默认配色就很不错，而且演示的时候点击时会直接按你点击的类型帮你显示对应的数据（例如上面的堆积柱状图）

• Power Query：这个用法很多，我主要用于以下两点：

1. 在线Web抓取：不需要学会某个编程语言也能爬虫+分析一些简单数据，随便举个例子输入新浪股票的网址，它自动帮忙抓取到N个表，我随便打开一个：

2. 连接数据库：不需要学会SQL语法也能查询+分析数据库内的数据，这个就不方便截图了...
打比方说，常见的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx这种sql语法查询的内容，可以在Power Query中直接通过点击、筛选等操作就列出来

• 各种excel工具箱，这个不多介绍了，不常用，也就不打广告了，但是挺适合部分长期使用excel的职场人士使用
  
• SmartArt也是一大神器，我终于不用在Ai或者PPT上作图再粘过来了...

================== 其它篇====================

• 不会写宏没关系，要懂得怎么使用别人的宏（自行百度“excel宏大全”吧~），怎么保存xlsm，怎么录制宏。当你把机械化的一套操作通过录制宏实现，并用xlsm配合auto_open自动操作，眼看表格自动化操作，在两秒内给你返回原来每天固定要做十几分钟的数据分析结果时，那个鸡皮疙瘩（蔡健雅腔调...）
• 有时间推荐泡泡excel的论坛，excelhome什么的，神人太多了....
• 非常推荐给初学者、中阶以及“中介”的视频：文库课程，哪怕前几个视频，看标题简单到爆，但中间真的有很多操作上的亮点不为普通人自学所知~
• excel满足不了你，又懂编程，想秀逼格的，请右转百度 SPSS

✎✎✎✎✎✎✎✎✎ 出题的分割线必须华丽✎✎✎✎✎✎✎✎✎
额，我都写那么多了，出个题又不会死——

【A列】
a
a
a
a
b
b
b
c
c
d
d
d
d
e
……
……
……

每行仅一个数据，无法准确知道有多少个a，多少个b，多少个c……
请【仅用一个公式】统计出——【A列中不同单元格的个数】，比如a、b、c、d，算4个
请注意，只允许公式，其他操作均不允许，因为这个题不是为了结果，而是考excel逻辑的...
（01/30 ：擦，这么快就被解答，说好的面子呢！）


【后记】
1. 关于答案
excel是一个很庞大很完整的“系统”，各行各业用处定然不尽相同，所以答案肯定仁者见仁智者见智，我也只是抛砖引玉，说说自己在个人工作上的经验

2. 关于疑问求解
excel里的帮助（F1）非常之有用，输入关键词就会提供给你需要的信息，请常用！个人推荐是——基础操作找百度，公式函数找F1，偏具体的需求找excelhome

3. 抛玉...

• 会计中都有哪些必须熟练掌握的 Excel 公式？分别用于哪些场合？熟练是指到什么程度？ - 调查类问题
  
• Excel 中的颜色要怎么搭配，视觉上更能接受且区分度高？ - 设计
  
• 楼下Yumeng Guo的图表系列，表示已收藏...

4. 关于学习与书籍
引用 @谌斌回答的 如何快速有效地提高 Excel 技能水平？——
我觉得提高Excel水平最重要的是某种“刺激”：
你需要交一个报告；
你需要做一个分布图；
你需要做数据去重；
你需要做数据排序；
你需要做数据统计；
这种“刺激”唯一不能是：你想学Excel。个人非常感同身受，我所有的学习均是受上面所提的各种“刺激”，所以假如让我推荐学习excel的书籍，我怕误人子弟...不过，我个人还是比较倾向在有一定基础之后补充完善的干货...